Chart

Funkcjonalności

Recepcja:

Profesjonalna i kompleksowa obsługa rezerwacji

• przyjmowanie nowych rezerwacji, modyfikacja istniejących
• możliwość rezerwacji kategorii pokoju bez przydzielania konkretnego numeru
• możliwość rezerwacji miejsca w pokoju
• przyjmowanie i obsługa rezerwacji grupowych oraz indywidualnych
• obsługa cenników zależnych od sezonów oraz typów pokoi
• możliwość ustawienia ceny gwarantowanej spoza cennika dla rezerwacji
• obsługa dwóch przedziałów wiekowych dzieci
• planowanie wyżywienia dla gości na etapie rezerwacji, z uwzględnieniem wyżywienia dla dzieci
• uwagi dotyczące gościa lub grupy
• ustawienie oczekiwanej kwoty zaliczki
• kontrola wpłaty wymaganej zaliczki
• ustawienie rabatów przy rezerwacjach lub dla meldunków
• możliwość prowadzenia rozliczeń z biurami turystycznymi, agentami lub innymi pośrednikami
• wysyłka mailem potwierdzenia rezerwacji
• generowanie potwierdzeń rezerwacji w formie papierowej
• graficzna forma prezentowania rezerwacji
• diagram obłożenia pokoi i porównanie z rokiem poprzednim
• zestawienia aktualnego stanu pokoi prezentujące ilość przyjazdów, pobytów, wyjazdów oraz wyłączonych pokoi
• wykres ilości przyjętych i anulowanych rezerwacji w ciągu dnia
• kalkulator dostępności pokoi
• raportowanie rezerwacji

Sprawne dokonywanie meldunków

• meldowanie gości indywidualnych lub całych grup
• meldowanie do pokoju lub na wybrane miejsce w pokoju
• realizacja wcześniejszych rezerwacji
• uproszczone meldowanie grupowe
• domeldowanie kolejnej osoby do pokoju
• przeniesienie gościa do innego pokoju
• zmiana terminu wyjazdu
• rezerwowanie usług dodatkowych
• szybki podgląd bieżących meldunków
• specyfikowane rodzaje pobytów usprawniające raportowanie
• rezerwacja i realizacja usług dodatkowych
• tworzenie zestawień i profilowanie gości
• automatyczne obciążanie i przeliczanie rachunku gościa zgodnie z bieżącymi danymi meldunkowymi
• przenoszenie zaliczek pomiędzy rezerwacjami oraz meldunkami
• możliwość rozliczenia wszystkich lub wybranych gości
• obsługa systemu zamków hotelowych i central telefonicznych
• programowanie kart rabatowych dla systemu Gastro SZEF
• predefiniowane karty pobytu w trzech językach: polskim, angielskim i niemieckim
• możliwość edycji treści karty pobytu oraz dodania kolejnych wydruków
• rejestracja zgody na przetwarzanie danych osobowych i wysyłanie informacji handlowych

Nadzór i administracja

• podgląd bieżącego stanu sprzątania pokoju
• prognoza check-in wyłączenia pokoi w przypadku niespodziewanych awarii lub planowanych remontów
• podgląd i zarządzanie stanem połączeń telefonicznych z pokoi, np.: automatyczna taryfikacja połączeń, blokowanie połączeń wychodzących, ustawianie budzenia
• przesyłanie wiadomości pomiędzy stanowiskami pracy
• wielopoziomowe, konfigurowalne uprawnienia

Rezerwacje

Istnieje dowolność w prowadzeniu rezerwacji oraz meldunków pojedynczego miejsca w pokoju lub całego pokoju. W zależności od potrzeb program umożliwia:

• rezerwowanie i meldowanie gości w pokojach
• rezerwowanie i meldowanie gości na łóżkach w poszczególnych pokojach – funkcjonalność przydatna dla sanatoriów, pensjonatów, hosteli i obiektów noclegowych

System rezerwacji zapewnia elastyczną formę obsługi obiektu i dostosowanie do potrzeb klientów.

Należności i sprzedaż:

• rozliczenie wszystkich lub wybranych usług z jakich korzystał klient lub grupa klientów
• wyliczenie obciążeń gościa wg. aktualnych parametrów jego rezerwacji
• rachunki gastronomiczne z programu POS automatycznie przenoszone są na konta rozliczeniowe klienta
• „routing obciążeń” – automatyczne przenoszenie obciążeń z gościa na konto grupy
• określenie płatnika należności za pokój, na którym gromadzone są obciążenia
• proporcjonalny podział opłat za nocleg i wyżywienie dla każdego gościa w pokoju
• przechowywanie odroczonych płatności na osobnych kontach
• modyfikacja obciążeń zależna od potrzeb: grupowanie i rozgrupowywanie, scalanie i podział
• nieograniczona ilość dodatkowych usług przechowywanych na rachunku gościa
• automatyczne naliczanie obciążeń za połączenia telefoniczne
• dokument sprzedaży wystawiany z obciążeń lub ręczny bez wcześniej naliczonych należności
• walutowe dokumenty sprzedaży
• możliwość ustalenia domyślnej formy płatności, skracającej czas wystawiania dokumentów

Elastyczność

• szerokie możliwości zmiany treści dokumentów sprzedażowych – zależne od uprawnień
• samodzielnie ustawiane okresy księgowe
• definiowalne formy płatności
• swoboda ustawienia numerowania dokumentów oraz ich formatów
• możliwość prowadzenia dwóch osobnych rejestrów faktur
• kontrola przyjętych zaliczek
• automatycznie włączona lub opcjonalna fiskalizacja faktur
• konfigurowalne logo hotelu na wydrukach faktur

 Kontrola

• rejestracja każdej, przeprowadzonej operacji wykonanej przez użytkownika
• ustawianie uprawnień określających poziom dostępu do poszczególnych funkcji (np. usuwania dokumentów lub wystawiania korekt)
• możliwość drukowania szczegółowego rachunku informacyjnego zawierającego dane dotyczące gości i ich obciążeń
• podgląd dokumentów archiwalnych
• przesyłanie utworzonych dokumentów zapłaty do systemu finansowo-księgowego

Obsługa dodatkowych zasobów

• rezerwacja zasobów hotelowych, takich jak: sale, sauny, baseny, itp.
• graficzna prezentacja zarezerwowanych oraz wykorzystanych zasobów
• swobodna zmiana interwału czasowego wyświetlanego grafiku zasobów
• cena zasobu wprowadzana ręcznie lub automatycznie przy pomocy wcześniej zdefiniowanego cennika
• różnorodne rodzaje rozliczenia rezerwowanego zasobu tj.: paragon, faktura, obciążenie konta, uwzględnienie przedpłaty, uwzględnienie rabatów, bezpłatne rozliczenie
• filtrowanie, wyszukiwanie i sortowanie zarezerwowanych oraz wolnych zasobów
• nieograniczona ilość zasobów jaka może być kontrolowana przez program
• brak ograniczenia na rodzaje zasobów będących pod kontrolą programu
• natychmiastowe rozliczenie należności
• możliwość przeniesienia należności za wykorzystanie zasobu na pokój lub konto gościa
• drukowanie potwierdzeń zarezerwowanego zasobu

Obsługa wyżywienia

• zmiany zaplanowanego żywienia w trakcie meldowania gościa do pokoju lub w trakcie jego pobytu
• definiowanie posiłków wykluczających się np. śniadanie angielskie i śniadanie dieta
• konfigurowalne wielkości porcji posiłków
• automatyczne naliczenie należności za zaplanowane żywienie
• przejrzysty diagram żywienia umożliwiający modyfikowanie, zamianę i usuwanie poszczególnych posiłków we wskazanym dniu
• ustawianie kolejności posiłków
• połówki posiłków dla dzieci
• obsługa dodatkowego wyżywienia w przypadku gości nie mieszkających w obiekcie
• rozbudowany system raportowania żywienia

Zestawienia i raporty

• podział na prezentację danych bieżących i archiwalnych
• raportowanie rezerwacji, meldunków, osób przyjeżdżających, obciążeń gości, osób przebywających w hotelu, wyjazdów
• zestawienia finansowe prezentujące wynik hotelu, m.in: raporty kasowe, rejestry VAT, zestawienie sprzedaży, zestawienie przyjętych zaliczek, rejestr opłat klimatycznych
• zestawienia statystyczne i marketingowe: obłożenia hotelu, rezerwacje wykonane przez pośredników, prognoza obłożenia i przychodów, zestawienie firm TOP, średnia cena pokoi, itp.
• generowanie sprawozdania dla GUS: KT-1, DNU-R, odwiedziny turystów zagranicznych oraz wykorzystanie miejsc noclegowych
• inne dostępne raporty, m.in.: raport urodzin gości hotelowych, raporty wyżywienia, raport GIODO, raportowanie czynności wykonanych przez recepcjonistę
• możliwość tworzenia zestawień szczegółowych i zagregowanych z uwzględnieniem wielu różnorodnych kryteriów
• możliwość konfiguracji zakresu treści na wydruku raportów

Archiwum

• definiowanie danych w systemie tj.: słowniki towarów oraz usług, jednostki miary, formy płatności
• dane dotyczące kontrahentów
• dane dotyczące rezerwacji i meldunków
• dane dotyczące faktur, paragonów, dokumentów kasowych
• kontrola poprawności wprowadzanych danych: PESEL, NIP, pola wymagane (automatyczne pobieranie danych z GUS)
• funkcje porządkowania danych dotyczących: usług, towarów, firmy, gości
• podział na podgląd danych bieżących i archiwalnych
• filtrowanie i wyszukiwanie danych
• ustawienie dostępu i uprawnień

Integracja z systemami i urządzeniami zewnętrznymi

Centrale telefoniczne – integracja z systemem CHART umożliwia sprawną i spójną kontrolę nad połączeniami telefonicznymi, ustawianiem budzeń dla gościa, zmianę statusu pokoju

Zamki elektroniczne – zastępują tradycyjne zamki i klucze, wykorzystując technologię plastikowych kart magnetycznych, kart chipowych bądź zbliżeniowych identyfikatorów. Na karcie-kluczu może być zaprogramowany dostęp do pokoju oraz dodatkowych pomieszczeń np. siłowni, sauny itp. Karta-klucz może być również wykorzystana do opłacania rachunku w gastronomii

Obsługa płatności elektronicznych – natychmiastowa autoryzacja i potwierdzenie transakcji kartami płatniczymi

Drukarki fiskalne – system współpracuje z wszystkimi drukarkami najpopularniejszych polskich producentów urządzeń fiskalnych

Systemy finansowo-księgowe – dokumenty sprzedażowe eksportowane bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego, dzięki czemu pracownicy obiektu nie tracą czasu na przepisywania dokumentów oraz unikają pomyłek

Integracja z systemami rezerwacji internetowej – bezpośrednie połączenie z portalami do rezerwacji internetowej automatycznie wprowadza nowe rezerwacje i aktualizuje dostępność pokoi